Digitalisierung im Krankenhaus: Warum der Go-live erst der Anfang ist

Digitalisierung im Krankenhaus ist erst dann im Alltag angekommen, wenn Mitarbeitende mit den neuen Abläufen verlässlich arbeiten können. Eine gestartete Software ist dafür ein wichtiger Meilenstein. Sie ist noch kein Beleg dafür, dass die Arbeit einfacher geworden ist.

Der Go-live ist aus Projektsicht oft ein großer Abschluss. Für die Menschen auf Station, im Einkauf oder in der Verwaltung beginnt die Veränderung dann erst richtig. Der Dienstplan ist voll. Die Schulung liegt vielleicht schon zurück. Und jetzt muss der neue Ablauf unter realen Bedingungen funktionieren.

Warum nach dem Go-live alte Wege zurückkehren

Wenn Teams wieder telefonieren, Listen parallel führen oder Informationen doppelt erfassen, wird schnell von fehlender Akzeptanz gesprochen. Das greift zu kurz. Vielleicht ist unklar, wer einen Vorgang übernimmt. Vielleicht passt eine Eingabemaske nicht zur Reihenfolge der Arbeit. Vielleicht fehlt im entscheidenden Moment eine erreichbare Ansprechperson.

Bevor Führungskräfte mehr Disziplin fordern, sollten sie den konkreten Ablauf verstehen. Welche Aufgabe lässt sich mit dem neuen System noch nicht gut erledigen? Wo entstehen zusätzliche Schritte? Und welche bisherige Tätigkeit sollte durch die Digitalisierung eigentlich entfallen?

Fünf Aufgaben für die Zeit nach der Einführung

1. Den neuen Prozess gemeinsam durchgehen

Betrachten Sie einen vollständigen Vorgang vom Auslöser bis zum Abschluss. Wer gibt welche Information ein? Wer braucht sie als Nächstes? Was passiert bei Rückfragen oder Vertretung? Beteiligte aus den betroffenen Bereichen sollten diesen Weg gemeinsam prüfen. So werden Probleme an Übergaben sichtbar.

2. Lernen im Dienstplan ermöglichen

Veränderung muss gelernt werden können. Dafür braucht es Zeit zum Verstehen, Üben und Nachfragen. Eine Einführungsschulung erreicht nicht automatisch alle Schichten oder später hinzukommende Mitarbeitende. Planen Sie deshalb kurze, auf konkrete Aufgaben bezogene Lernmöglichkeiten und einen Weg für die Nachschulung.

3. Unterstützung eindeutig organisieren

Technische Störungen und fachliche Prozessfragen sind nicht dasselbe. Klären Sie, wer wofür zuständig ist und wie eine Anfrage weitergegeben wird. Mitarbeitende sollten nicht selbst herausfinden müssen, ob ein Problem zur IT, zum Anbieter oder zur Fachabteilung gehört. Hilfreich ist eine nachvollziehbare Rückmeldung zum Bearbeitungsstand.

4. Doppelarbeit gezielt abbauen

Ein digitaler Prozess entlastet wenig, wenn der bisherige Ablauf dauerhaft daneben bestehen bleibt. Prüfen Sie, welche Listen, Rückfragen oder zusätzlichen Erfassungen noch nötig sind. Beenden Sie alte Wege erst, wenn der neue Ablauf zuverlässig funktioniert und fachliche sowie organisatorische Anforderungen geklärt sind. Einfach einen Kanal zu sperren, löst kein Prozessproblem.

5. Rückmeldungen in Entscheidungen übersetzen

Sammeln Sie Schwierigkeiten nicht nur in einer langen Liste. Benennen Sie Verantwortliche und legen Sie fest, welche Punkte zuerst bearbeitet werden. Geben Sie dem Team Rückmeldung: Was wurde geändert? Was ist noch offen? Und warum? Sichtbare Verbesserungen sind überzeugender als die wiederholte Aufforderung, das System endlich anzunehmen.

Woran sich der Nutzen im Alltag prüfen lässt

Die Zahl der eingerichteten Zugänge allein sagt wenig über Entlastung. Aussagekräftiger sind Fragen zum Ablauf: Wird dieselbe Information mehrfach erfasst? Wie oft muss ein Vorgang nachbearbeitet werden? Wo warten Beschäftigte auf fehlende Angaben? Lassen sich Aufgaben ohne zusätzliche Telefonate abschließen?

Wählen Sie wenige passende Beobachtungen oder Kennzahlen und vergleichen Sie den Ablauf vor und nach einer Anpassung. Ergänzen Sie Zahlen durch Rückmeldungen der Mitarbeitenden. Ein schnellerer Vorgang hilft nicht, wenn dabei wichtige Informationen verloren gehen.

Digitalisierung ist auch eine Führungsaufgabe

Technik, Organisation und Lernen gehören zusammen. Auch das Forschungsprojekt SmartHospital.NRW verbindet die Einführung digitaler Anwendungen mit Veränderungsprozessen und Qualifizierungsbedarfen. Für die Umsetzung im eigenen Haus bleibt entscheidend, wer den neuen Ablauf verantwortlich begleitet.

HealthCareBrain unterstützt Klinikleitungen bei Change-Management und Kulturentwicklung. Wenn die Ausgangslage noch unklar ist, kann der Klinik-Quick-Check helfen, Führung, Prozesse und Kultur gemeinsam zu betrachten.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Ist die Software live? Sie lautet: Ist die Arbeit dadurch wirklich einfacher geworden? Wenn Sie die Einführung oder Stabilisierung eines Prozesses besprechen möchten, nehmen Sie Kontakt auf.

Von Dr. Kerstin Stachel. Fachlich weiterentwickelt aus ihrem LinkedIn-Beitrag zum Go-live von Digitalisierungsprojekten.